Legalizzazione e Apostille

In cosa consiste la legalizzazione e qual è la sua funzione?

La legalizzazione è un requisito fondamentale affinchè un cittadino straniero possa utilizzare in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di stabile residenza. Un cittadino straniero, infatti, può autocertificare determinate situazioni solo se tali situazioni sono già note e verificate presso l’ufficio pubblico italiano di competenza. Di conseguenza gli atti non autocertificabili devono essere dimostrati tramite documenti che devono essere legalizzati.

Discorso simile per gli atti formati in Italia e che i cittadini italiani devono far valere all’estero.

APOSTILLE

La procedura di legalizzazione dei documenti (Sezione VI del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 – Testo Unico sulla documentazione amministrativa) ha la scopo di riconoscere validità al documento secondo le leggi italiane in modo da assicurare che l’atto sia stato formalizzato nel rispetto delle leggi del Paese straniero in cui è stato prodotto, e che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente.

La legalizzazione serve, perciò, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa di rilevanza per l’ordinamento italiano, ma non effettua il controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità.

La legalizzazione avviene, praticamente, con l’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:

  • la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
  • l’autenticità della sua firma.

Nella legalizzazione deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio.

My School è specializzata nelle traduzioni giurate e legalizzate di tutti i documenti. La procedura è piuttosto complessa ed è utile cercare di fare chiarezza,  innanzitutto è necessario stabilire il paese di origine e quello di destinazione dei documenti da tradurre.

Documenti esteri da far valere in Italia

I documenti in lingua straniera da far valere in Italia per la Pubblica Amministrazione, devono essere legalizzati e tradotti in lingua Italiana, secondo le procedure di seguito descritte.
Quali sono le Autorità competenti alla legalizzazione degli atti ?

Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese (art.33, comma 2,  D.P.R. n.445/2000).

Quali atti sono soggetti a legalizzazione?

Gli atti soggetti a legalizzazione sono gli atti dello stato civile, dell’anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato. Per “atto straniero” si intende l’atto redatto e compilato all’estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana. Sotto questo profilo non è “straniero” l’atto redatto da Consolati e Ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere.

Quali sono i casi di esenzione dalla legalizzazione?

L’obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali (art.33, ultimo comma, D.P.R. n.445/2000).
Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri. L’elenco dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è disponibile anche cliccando qui.

L’apostille

Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione della c.d. apostille. Quest’ultima consiste in un’annotazione, rigidamente conforme al modello allegato alla Convenzione, che va apposta sull’originale del certificato straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione. Nella colonna in alto a destra sono indicate le autorità competenti paese per paese.

Di conseguenza, se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja deve far valere in Italia un certificato (es. certificato di nascita), potrà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato, designata dall’atto di adesione alla Convenzione, per ottenere l’apostille. Il documento apostillato viene riconosciuto in Italia in quanto anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.

L’apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.

La Convenzione dell’Aja si applica agli atti pubblici stranieri, tra i quali rientrano, ad esempio: i documenti rilasciati da un’autorità o da un funzionario dipendente da un’Amministrazione del Paese estero, i documenti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali indicanti la registrazione, il visto di data certa e l’autenticazione di firma apposti su atti privati.

L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, che di frequente riguardano i rapporti di parentela ed i legami familiari, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all’estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall’Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.

E’ possibile verificare le Autorità dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja competenti al rilascio dell’apostille collegandosi al relativo sito internet.

Paesi esenti da legalizzazione

Ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con legge 24 aprile 1990, n.106, è stata soppressa fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia, Lettonia, Estonia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente, (apostille) anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alle Rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che ha ha ratificato la Convenzione.

Sono esenti da legalizzazione e apostille anche i documenti amministrativi provenienti da Austria e Germania, Ungheria in base a convenzioni bilaterali.

La soppressione di cui sopra si estende anche alle firme dei traduttori ufficiali esteri.

Una procedura alternativa. Le rappresentanze consolari in Italia

Viene anche ammessa una strada alternativa, sempre più diffusa tra i diversi paesi, per cui un certificato può essere rilasciato anche dal consolato del paese straniero operante in Italia, che è, per definizione, il terminale amministrativo di tutti gli uffici del paese di origine.

Anche se non è prevista da nessuna legge dello Stato, questa prassi è di fatto riconosciuta come una valida procedura alternativa che potrebbe sembrare molto più semplice e comoda, ma in realtà non sempre è così: normalmente, infatti, anche le rappresentanze consolari in Italia non rilasciano i certificati direttamente a richiesta degli interessati, ma richiedono dei certificati provenienti dal loro paese di origine (senza traduzione o legalizzazione) da esibire alla rappresentanza consolare stessa, che poi rilascia dei propri certificati corrispondenti e direttamente tradotti in italiano. Ma a quel punto si deve comunque procedere alla legalizzazione di quel certificato perché nessun ufficio pubblico italiano è in grado di verificare direttamente se sia valido, cosicché si deve richiedere preliminarmente la legalizzazione della firma del funzionario consolare presso la prefettura competente per territorio, che allo scopo la confronta con la firma appositamente depositata nel suo ufficio.

Questa procedura alternativa non è meno macchinosa né più economica della precedente, ma può essere valutata più o meno conveniente dai diretti interessati anche a seconda della prassi dei singoli paesi.

Dove e come si appone l’apostilla

L’apostilla si mette sull’ORIGINALE del documento e NON ha scadenza ma la può avere il documento al quale è apposta.

Es.: se sono iscritto al primo anno di corso di studi all’estero, il mio certificato relativo a quell’anno va apostillato in originale. Se  poi debbo produrre il certificato di iscrizione al secondo anno, dovrò apostillare nuovamente  il secondo certificato.

Si precisa che l’abolizione generalizzata di ogni formalità tra paesi UE introdotta e vigente dal febbraio 2019 da regolamento UE,  NON riguarda i documenti inerenti i titoli di studio esteri. Ma documenti relativi alle anagrafi (matrimonio, stato civile, morte e simili)  e alcuni documenti elettorali.

Le informazioni sulle singole procedure per ottenere  le apostille si reperiscono presso le cancellerie consolari italiane all’estero  e presso le rappresentanze diplomatiche in Italia dei paesi che aderiscono alla Convenzione Aja.

Traduzione del documento in lingua straniera fatto in Italia – Asseverazione

L’Asseverazione è la procedura che dà valore, tra privati o tra privati e la Pubblica Amministrazione, alla perizia stragiudiziale e alla traduzione, per mezzo del giuramento davanti al Cancelliere (art. 5 R.D. N° 1366 del 9/10/1922 semplificazione dei servizi di cancelleria e segreteria – D.M. 4/1/54 (Cat. 22) – traduzioni di lingue straniere – R.D. 20/9/34 n° 2011 art. 32 Categorie periti e interpreti presso la camera di commercio).

La perizia e la traduzione devono essere giurate da chi le ha effettuate. Il perito o il traduttore si recano in Tribunale con un documento valido d’identità e con la perizia o la traduzione cartacee da giurare. Non è necessario che il perito o il traduttore siano iscritti ad apposito albo professionale (che, inoltre, per i traduttori non esiste). Il traduttore, al fine di garantire l’imparzialità e la veridicità della traduzione deve essere un terzo estraneo all’atto che ha tradotto.

Non esiste una competenza territoriale e il giuramento può essere effettuato in qualunque Tribunale su tutto il territorio nazionale.

Non è consentito giurare traduzioni da una lingua straniera ad un’altra lingua straniera se non operando almeno una traduzione in lingua italiana.

Elenco documenti da esibire il giorno dell’appuntamento e la cui mancanza non permetterà di dar corso alla dichiarazione:

  • Deve essere presente la persona che ha eseguito l’elaborato, ovvero la persona che ha eseguito la traduzione che non può essere il titolare dell’atto tradotto ne parente ne affine dello stesso, munita di documento valido di riconoscimento (ma alcuni tribunali consentono che traduca il possessore del titolo o suo parente, affine, congiunto).
  • in caso di traduzione deve essere portato sia l’elaborato tradotto sia la traduzione.
  • 1 marca da bollo da 16,00 euro ogni 4 facciate (come riferimento il foglio formato uso bollo) contando anche la facciata del verbale di giuramento.
  • 1 marca da bollo da 3,87 euro per il verbale di giuramento

Per ogni altra informazione vedi il sito dei tribunali.*

*Fonte: comune di Mirandola

L’agenzia di traduzione professionale effettua regolarmente l’asseverazione (giuramento) in Tribunale dei documenti tradotti.

Documenti italiani da far valere all’estero

Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una “trasformazione” in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un triplo procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell’organo italiano competente (legalizzazione nazionale, all’origine), il secondo dalla Procura della Repubblica dopo l’asseverazione e infine il terzo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o tutte queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.

La ripartizione delle competenze per l’apposizione dell’ Apostille, in base alle designazioni effettuate dall’Italia presso l’HCCH , è la seguente:
  • per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
  • per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d’Aosta/Vallée d’Aoste dalla Presidenza della Regione).

In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l’apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione.

*Fonte : www.prefettura.it

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